ניהול אירוע וסידורי הושבה - עושים את החיים קלים

אישור השתתפות בחתונה

כשאתם שולחים הזמנות לחתונה הדבר היחיד שאתם מצפים לו, ואולי אף לחוצים מעט ממנו, הוא אישורי השתתפות בחתונה שאתם מארגנים. מניסיונם של אחרים תוכלו ודאי ללמוד כי אין די בהבטחותיהם של אנשים בדבר אישורי השתתפות באירוע ויש לעקוב כל העת אחר רשימת המוזמנים. בשורה התחתונה, יש להביא לידי כך כי אישור השתתפות בחתונה ייצא בסופו של יום אל הפועל. אז מה בעצם צריך לעשות?

הדרך לוודא אישורי השתתפות באירוע

ראשית כל, יש כמה דרכים נפוצות להסדיר אישורי השתתפות באירוע משמח. למשל, פתיחת קבוצה בפייסבוק. אף על פי שלאנשים יש נטייה מובנית ללחוץ attending (מאשר הגעה) לאירועים כדי לצאת ידי חובה, שימו לב מי מבין אלה שנתנו אישור השתתפות בחתונה הוא חלק מ"רשימת ברזל" שלכם. אל תתחילו לנג'ס ולשלוח הודעות אבל ערכו רשימה של "מתנדנדים". ראיתם שאחד המוזמנים לחץ על "אולי" (maybe) בהזמנה? אל תיצרו איתו קשר ישר. שלחו לו הודעה בפייסבוק כעבור כמה ימים ותשאלו בקלילות אם הוא מתכוון שלא להגיע. הומור עצמי מעין זה עשוי לחייב את המתלבט להגיע בכל זאת.

השגיחו בנעשה ברשימה על מנת לוודא שהמוזמנים אכן מגיעים. אם לחלק מהמשתתפים יש גם חשבונות טוויטר, אל תהססו לצייץ מדי פעם על ההכנות לחתונה על מנת שהדבר יישאר להם בתודעה.

במקביל לפתרונות האינטרנטיים יש לפעול למען אישורי השתתפות באירוע גם בדרך המסורתית: טלפונים וביקורים. אל תשלחו אי-מיילים מנג'סים, דרך טובה יותר היא תיעוד הנתונים בקובץ אקסל. ערכו קובץ אקסל עם ארבע עמודות: שם המוזמן, טלפון ליצירת קשר, סטאטוס הגעה והעדפת הגעה (כן, אולי, לא בטוח, כנראה וכו'). כך תוכל לעקוב אחר אישורי השתתפות בחתונה שלכם.