טיפים למציאת אולמות כנסים

מארגנים כנס עסקי ומתלבטים איך למצוא אולם לכנס מבין מבחר אולמות הכנסים הקיים? כל הטיפים שיעזרו לכם בהתלבטות

חברות רבות מארגנות כנסים ואירועים עסקיים שבהם הן מפרסמות ומשווקות עצמן, משיקות מוצרים מסוימים מעבירות תכני שיווק בדרכים מקוריות ומתייגות עצמן בתור שם דבר. כנסים חייבים להיות אירועים מרשימים וברמה הכי גבוהה שיש, והמון חברות בוחרות לעשות את האירועים שלהן באולמות כנסים אשר בנויים ומותאמים לכך. 

בישראל יש מגוון רחב של אולמות כנסים שלכל אחד מהם יש את הייחודיות שלו. אז איך יודעים באיזה אולם כנסים לבחור ולמה צריך לשים לב כשבודקים אולמות? 

טיפים למציאת אולמות כנסים 1
למצוא את הייחוד עבור החברה שלך (צילום: shutterstock)

אולם באזור המרכז יגדיל את כמות המשתתפים

הדבר החשוב ביותר כאשר בוחרים אולם לעשות בו כנס הוא המיקום. צריך לזכור שמטרת הכנס היא ליצור חשיפה ופרסום ולכן מומלץ ביותר לערוך את הכנס באחד מאולמות כנסים באזור המרכז ובכך להגדיל משמעותית את החשיפה וכמובן את כמות המשתתפים שיהיו. ככל שהכנס יתרחק מאזור המרכז כך יגיעו פחות אנשים. לכן, כהמלצה ראשונה, בחרו מבין אולמות כנסים אולם באזור המרכז שיש אליו נגישות נוחה עם רכב ועם תחבורה ציבורית.

דבר לא פחות חשוב שצריך לקחת בחשבון כאשר בוחרים אולם לכנס הוא בחירת היום. אולמות כנסים נוטים לייקר את המחירים כאשר הכנס נערך בימים מבוקשים כמו חמישי בערב או שישי בבוקר. אם אתם מבקשים להוזיל את המחיר, מומלץ לבחור יום באמצע השבוע ולעשות בו את הכנס ובכך לחסוך לא מעט כסף.

כמו כן, כאשר אתם באים לבחור אולם לכנס השתדלו להתרשם, מלבד מהטעימות וצורת הגשת האוכל, גם ממבנה האולם, עיצוב האולם ומהאקוסטיקה שלו. מומלץ לברר את איכות מערכת הסאונד וההגברה באולם, וכן אילו סידורי שולחנות מיוחדים מציע האולם. 

טיפים למציאת אולמות כנסים 2
עדיף לבחור אולם כנסים במרכז (צילום: shutterstock)

טיפים נוספים לבחירת אולם לכנסים

* מומלץ להגיע אל אולמות כנסים כאשר יש אירוע. כך תוכלו לראות כיצד המקום מתפקד בזמן אמת.

* נסו לשים לב לפרטים קטנים: האם המוזיקה נשמעת טוב? מהי איכות השירות? איך האולם מעוצב?  איך מתפקדים המלצרים? איך האוכל? ועוד דברים שעיניכם קולטות.

* אולמות כנסים רבים פועלים ללא אישורים מסודרים ובלי אישורי אבטחה ותעודות כשרות. וודאו עם האולם כי יש לו רישיון עסק בתוקף,שהוא עומד בכל תנאי הבטיחות הדרושים ושיש לו תעודת כשרות בתוקף.

* נסו להעריך כמה מוזמנים יהיו לכם ולפי זה קבעו את מספר המנות. אם אתם יודעים על כמות מסוימת של אורחים שבטוח יגיעו, דאגו להוריד 10 אחוז פחות ממספר המנות האמיתי ובמקביל דרשו מבעלי האולם להתחייב לספק 10 אחוז יותר מן המנות, אם תזדקקו לכך. כך תימנעו מבזבוז מנות שלא נוצלו ותחסכו כסף רב.

* ודאו שההסכמים שאתם חותמים עם אולמות לכנסים הם הוגנים. לדוגמא, על אולם הכנסים להתחייב שידאג לכל הציוד הדרוש ושיחזיק אצלו ציוד חלופי במקרה והציוד הקיים מתקלקל. 

* אל תשלמו סכום גבוה של מקדמה. כבר קרו מקרים בהם אולמות כנסים נסגרו בן לילה ולקחו עימם את הכסף שכבר שולם. לכן, שלמו מקדמה בסף 10-15 אחוז בלבד ולא מעבר לכך.