עריכת רשימת מזומנים לחתונה היא ללא ספק אחת המשימות הכי קשות במסגרת ההכנות לאירוע. אם ברצונכם להקל על ההחלטה מי מגיע ומי נשאר בחוץ, זכרו שאתם לא חייבים להזמין מישהו רק משום שנכחתם בחתונתו. התחילו בכך שתכינו שתי רשימות מוזמנים מסודרות הממוינות לאלו שאתם חייבים בחתונה שלכם ולאלה שפחות. השלב הבא, והלא פחות מעייף, הוא כמובן
אישורי ההגעה. כאן, עליכם לנקוט בכל האמצעים על מנת להבטיח שלא להיתקע עם שולחנות ריקים וחובות לאולם.
הבסיס לרשימת מוזמנים: דעו מי חשוב לכם שיהיה בחתונה
ברשימה הראשונה ציינו את שמות כל האנשים שאתם חייבים להזמין לחתונה שלכם. ברשימה השנייה הכניסו מכרים מהעבודה, בני משפחה רחוקים וחברים שאתם שומרים להם חסד נעורים – המשותף לכל אלו, הוא שהזמנתם לחתונה נובעת בעיקר משיקולים של כסף, מוסר אישי או הצורך לרצות את ההורים. אם אתם מנמקים את הזמנתו של חבר זה או אחר מהרשימה בכך שהייתם קרובים בעבר, או בשל העובדה שהגעתם לחתונה שלו – זכרו שיכול להיות שהזמנתכם תראה תמוהה בעיניו ושיש סיכוי סביר שהוא כלל לא מצפה לה.
ומה לגבי הקולגות במשרד? אביתר פרקל, הבעלים של חברת Chair4u, המסייעת בתכנון וניהול סידורי שולחנות, מסביר מדוע רובנו מקבלים הזמנה לחתונה של אדם שעובד לצידנו, גם אם אין לנו איתו קשר ממשי. "סטטיסטית, במקומות עבודה של בני הזוג וההורים נהוג להזמין הרבה מאוד אנשים. הרבה פעמים שמים הזמנה מרכזית במשרד, כדי לא לפגוע באף אחד ולצאת בסדר. יש כאלה שמעדיפים לתת הזמנת כבוד אישית לכל אחד בעבודה – הם יודעים שהאנשים לא יגיעו, אבל רוצים שלא יעשו להם פרצופים בעבודה אחר כך".
לדברי פרקל, אין נוסחא מדויקת שתקבע את מי להזמין ומי לא. וכך, בניגוד לדימוי השלילי שיש לחתונות גדולות, זוגות יכולים למצוא את עצמם מוקפים ב-400 ו-500 איש, שהם לא יכולים לערוך חתונה מבלי להזמינם - הכל תלוי בקשרים החברתיים ובגודל המשפחות. אבל אם כבר הזמנתם, איך תתמודדו ביעילות עם הדאגה לאישורי ההגעה של כל אותם מאות המוזמנים?
אישורי הגעה: ''בדקו שבוע מראש''
הכלל הראשון אומר, שככל שתזמינו יותר אנשים שאתם לא מכירים, כך יגברו הסיכויים שיבריזו לכם. "לא רק כמות המוזמנים מהווה פרמטר, אלא גם הקרבה אליהם. ככל שזוג מרחיק במעגלים, כך יפלו לו יותר אנשים בשלב אישורי ההגעה. למשל, זוג שהזמין 600 אנשים, כשרובם נמצאים במעגל הרחוק ממנו, מסתכן ב-30 אחוז נפל", אומר פרקל וממליץ לזוגות להוריד מינימום עשרה אחוז מהמוזמנים בכל מצב.
אז מתי הכי כדאי לוודא הגעה מול האורחים? "זה תלוי במקום שבו עושים את האירוע", מסביר פרקל, "כי רוב המקומות דורשים בדרך כלל עדכון של בין 48 ל-72 שעות מראש לגבי הכמות הסופית של האורחים. מקומות אחרים דרושים חמישה ימים לפני, אבל האידיאל הוא להתקשר שבוע עד שמונה ימים לפני האירוע, כי אז אנשים כבר מכירים את לוח הזמנים שלהם והתשובות שלהם הרבה יותר מדויקות".
בשלב זה, פרקל ממליץ לזוגות לא להפנות את האורח למענה טלפוני, אלא להתעקש על ביצוע אישורי ההגעה על ידי גורם אנושי. "לא לכולם נעים להגיד שהם לא מגיעים לחתונה באופן חד משמעי. ברגע שהטלפונים והשיחות נעשות על ידי טלפנים ניתן להגיע להערכה יותר מדויקת, גם אם האורח לא מסר תשובה מוחלטת – אפשר להבין לפי הקול של אותו אדם אם הוא מתכנן להגיע או לא", הוא מסביר.
לדבריו, יש סיבה לחשוד בכוונותיו של אדם שמשתהה בתשובתו. אמצעי הבטיחות המומלץ לנקוט במקרה זה, הוא לקבוע שיחה נוספת עם המוזמן, ולבקש ממנו לתת תשובה וודאית במועד הבא. אולם כמעט תמיד, טוען פרקל, יהיו אלו מוזמנים שהגעתם מוטלת בספק רב.
אז נכון שסבב טלפונים נוסף הוא תיק, שקשה להפיל על חבר קרוב שנרתם למשימה כדי לעזור, ולמרות זאת, ל'אישורי הגעה' שלא נעשים דרך הזוג יש יתרון גדול. "לאורחים אין סנטימנט לאדם שהם לא מכירים, ולכן התשובות שלהם הן הרבה יותר כנות ואמיתיות. הצרה היא שהרבה פעמים לחברים אין כוח לחזור לאותו אדם אחר כך, או שאם מישהו לא עונה הם לא יצלצלו אליו כמה פעמים, וזה בסוף מסתכם בהרבה כסף לזוג".
