אם קראתם את הכותרת וחשבתם שהשתגענו, אז לא. נכון, יש לכם אינספור הכנות ותכנונים לקראת האירוע שמגיע במזל טוב. האולם, המוזמנים, האוכל, הביגוד, אתם עומדים להתחיל תקופה מאתגרת ונפלאה ואם תיקחו אותה בקלות ובכיף- היא גם תהיה כזאת.
אך הרי מעבר לכל התכנונים הבנאליים, גם אתם ודאי מנסים לחשוב בלי סוף, מה באמת יהפוך את האירוע שלכם ליחיד במינו, כזה שכולם ידברו עליו לפחות עד האירוע הבא וישאיר הרבה טעם טוב??
ללא ספק, הדבר היחיד שיבדיל את האירוע שלכם מאירועים אחרים ויעשה אותו לגמרי שלכם- הוא אתם!!
השוק הרי מוצף רעיונות והפקות, וכל דבר שתעלו על דעתכם כנראה כבר היה באירוע של מישהו אחר. את הטאצ' האישי של האירוע שלכם, רק אתם אלו שתוכלו ליצור לעצמכם ולאורחים שלכם ולגרוף ים של מחמאות.
אז איך עושים את זה? מתחילים לחשוב מחוץ לקופסה. בר מצווה, בת מצווה, חתונה, אפילו יום הולדת לבעל או לסבא, יכולים להיות שונים, מרגשים, מפתיעים, באמצעות שני הדברים שהזכרנו וכעת נפרט מה באמת עושים איתם..
אז איך מתחילים להתארגן לאירוע?
* פותחים תיקיית תזכורת בפלאפון ובוחרים שם קצר וקולע לאירוע שלכם. אם זה אירוע בהפתעה, רשמו שם כינוי שיהיה עבורכם סיסמה.. לחלופין, אם אתם מחובבי הכתיבה הידנית, העט והפנקס, גם זה לגמרי לגיטימי, פשוט מכניסים אותם לתיק. זהו, מתחילים. מעכשיו, האירוע שלכם מקבל מקום של כבוד בסדר היום שלכם.
* בתור התחלה, מנצלים כל רגע פנוי (ברכבת, במספרה, בתור לקופת חולים, הכל הולך) ופשוט "זורקים" על הדף כל רעיון שעולה במוחכם לגבי האירוע. נותני שירות, תוכן, מוזמנים, ממש הכל. קחו בחשבון שמה שלא תרשמו, אתם פשוט עלולים לשכוח- כי תכף מתחיל עומס לא קטן בתכנון האירוע.
* בשלב הבא, מסדרים תיקיות- כן, ממש כמו שעושים סדר בארונות קיץ-חורף, גם כאן יש צורך בסדר וארגון פנימי של התיקיות הדיגיטליות, כדי לראות אם התייחסתם לכל התחומים ומה חסר.
* אם החלטתם על עט ופנקס, מצוין, תתחילו לסדר בטבלאות ותשאירו טורים פנויים כדי שתוכלו לערוך השוואות. לא לשכוח לרשום טלפונים, מחירים, מי ממליץ. אם יש ספקות, להתחיל להתייעץ עם הפרטנרים שלכם להפקת האירוע.
* גם אם יש חילוקי דעות חלילה בין בני המשפחה- לא נורא, אך כדאי מאוד להגיע לעמק השווה לפני תחילת הסגירות. התחשבות בדעה של האחר חשובה כאן כפליים, גם למנוע אוירה עכורה וגם לקלוע לטעמם של כמה שיותר אורחים. למשל, כדאי לקבוע שמי שמתעקש על מזון מסוים לאירוח יקבל אותו והשני יקבל בתמורה את רצונו לגבי העיצוב. זכרו שאין כאן תחרות אלא פרויקט משותף וההכנות חייבות להיות מהנות וכייפיות כדי שהתוצאה תהיה מוצלחת.
* כדי להתחיל ממש בארגון, סוגרים מסגרת בסיסית לאירוע: מועד, אולמות או
גני אירועים, מחיר מנה. ומתחילים לחשוב מה תצטרכו בתחומי הצילום והתיקלוט. לפי דרישתכם תקבלו הצעות מחיר ותוכלו להגיע לאירועים שונים, כדי לבדוק המלצות ותוצאות של העבודה כמובן.
* כעת אתם פנויים להתמקד רק בתוכן ואני ממליצה שלא לדחות אותו לסוף, להיפך, לבסס את תכנון האירוע כולו על קונספט התוכן שהחלטתם עליו. זכרו שמהות האירוע היא החשובה כאן ולכן כדאי להקדיש לה עוד מחשבה ועוד תכנון.
* כאשר הרשימות המסודרות בידכם- זה הזמן לעבור עליהם, ברוגע ובסבלנות, לבדוק מה חסר, מה להוריד ומה תרצו להוסיף, מה עומד במסגרת התקציב ועל מה תוותרו משיקולים שונים שהחלטתם עליהם. לערוך ישיבה משפחתית ולהכריז על יציאה לדרך לעבר האירוע החשוב והשמח שלכם.
צליל אלבז באולפני גוזלן מיקס
וזה הזמן להיכנס לאולפן ההקלטות..
•כן, מסתבר שכיום אין שום סיבה להשאיר דברים ליד הגורל, ללמוד בעל פה טקסטים ולקחת סיכון שמא נתבלבל באירוע. כיום, ישנם אולפני הקלטות מקצועיים, שם ניתן להקליט כמעט את כל מה שתבקשו מראש וכך להגיע לאירוע רגועים ומוכנים. חישבו מראש כל מה שניתן להקליט ואל תשאירו דברים לרגע האחרון, זה מיותר ועלול להכביד ולהלחיץ.
•לפני הכל, כדאי לברר ולשאול על אולפן הקלטות מקצועי, שתוכלו לעמוד גם במחירים שהוא מבקש. שימו לב יש אולפנים שיגבו אלפי שקלים על שירותי הקלטות, שאחרים יגבו עליהם רק 147 ₪ עבור שעת הקלטה מקצועית ומצוינת לא פחות.
•תבחנו מראש את הסבלנות של המקליט- זה אמנם נראה פשוט, אך לעיתים יש צורך בכמה הקלטות, בתיקונים, בשילוב ילדים קטנים. לכן חשוב שהמקליט יהיה לא רק מקצוען, אלא גם סבלני ומכיל. הדבר הכרחי לתוצאה משובחת של ההקלטות.
•חשוב שהמקליט באולפן יהיה זמין גם לשאלות לפני ואחרי, להתייעצויות פתוחות ולקבלת רעיונות חדשים ויזרום איתכם בנינוחות. מקליט לחוץ, עסוק מידי או שלא משדר בראש שלכם, אולי לא מתאים לכם וכדאי לחפש מקליט בעל ראש צעיר ופתוח יותר.
•שימו לב לנגישות האולפן- יתכן שהמליצו לכם על אולפן מצוין ומקצועי, אך הוא נמצא באזור צפוני מאוד או דרומי מאוד, מעל שעתיים נסיעה, והדבר יקשה עליכם מאוד בהתארגנות להקלטות לאירוע.
•היות שכבר הגעתם עם רעיונות משלכם ותרשימים כפי שהצענו, נדמה לכם שאתם כבר מוכנים להקלטות- אך לא כך. שבו עם המקליט, קבלו ממנו רעיונות נוספים, יש לו ניסיון ומבחר עצום של רעיונות מקוריים. הוא גם יסביר לכם במה כרוך כל שלב והאם הוא מתאים לכם באופן ספציפי.
•אל תמהרו להקליט. גם לאחר שכבר החלטתם על הקונספט והתוכן, תדאגו לסגור קצוות, לבדוק אם כדאי לשנות או להוסיף, מדובר באירוע של פעם בחיים, יסודיות היא שם המפתח. בדקו אם כדאי עוד קצת לשפץ מילים של השירים, לחרוז את הברכות, לבחור יום שבו כל המקליטים יכולים להגיע לאולפן וכמובן לתרגל הרבה בבית.
•את כל ההקלטות כדאי לתעד- בצילומי סטילס לטובת האלבום המצולם שתפיקו והוא למעשה יהיה המזכרת המרכזית מהאירוע.
•צילומי קליפ באולם ההקלטות- תיעוד מוחשי, אמיתי, מלווה באביזרים ובתכנים שאתם תחליטו עליהם. בכל מקרה כדאי לצלם את הקליפ בוידאו ולאחר מכן שמורה לכם הזכות להחליט אם תרצו לשדר אותו באירוע ולתת לאורחים לצפות בו, או לחלופין לשמור אותו כמזכרת.
•הקליפ יכול גם להיות הזמנה בפני עצמו לאירוע, אותו תשלחו בוואטסאפ עם הפרטים המלאים, ללא ספק מקורי ומעניין. אל תחששו להיות מקוריים.
•לאחר ההקלטות קחו את הזמן כדי להקשיב היטב, לבחון את עצמכם בעין ביקורתית ושוב- הקשיבו לאיש המקצוע באולפן. הוא זה שיסייע לכם להחליט האם ה"זיופים" חמודים וטבעיים או דורשים תיקון (שהוא יכול לבצע בקלות במשחקי הסאונד שהוא מומחה בהם). אל תתעקשו שהכל יהיה מושלם, כי התרגשות היא בהחלט חלק מהעניין, אך תזרמו עם איש המקצוע אם יש צורך בתיקונים. זה ייקח כנראה עוד זמן מועט וזה שווה כל השקעה נוספת שתהיה לכם.
ועוד ארבעה טיפים ממש חשובים לאירוע מנצח..
•לעולם אל תוותרו על רעיון נהדר שיש לכם לגבי האירוע, רק כי נדמה לכם שהוא חורג מהתקציב, יקר ולא בהישג ידכם. התחרות בענף עצומה ולעיתים דווקא נותני השירות המפורסמים פחות, ישמחו לתת לכם שירות מצוין, אישי, מקצועי ובמחיר מוזל.
•אל תוותרו על ההנאה מהתכנון, מהארגון ומהאירוע עצמו- עשו כל מה שאתם יכולים כדי להיות מוכנים, אך צפו להפתעות, שלא לומר לבעיות בלתי צפויות, כי גם הן חלק מכל הכיף הזה של אירוע שהפקתם לגמרי בעצמכם.
•זכרו את בעל האירוע- אם זו חתונה אלו הזוג ואם בר מצווה זהו החתן ואם בת מצווה זוהי הכלה. הם החשובים ולכן מה שחשוב להם יעבור בהכרח לראש סדר העדיפויות, תנו להם להשמיע את קולם.
•חישבו על המוזמנים- מה יפתיע אותם, מה ירגש אותם, מה ייתן להם הרגשה טובה שחשבתם עליהם ושהם לא רק משחקים תפקיד שולי בהפקה שלכם. כבדו אותם והעניקו להם תשומת לב ומזכרת אישית.
ושיהיה במזל!!
