אם תשאלו מתחתנים מה היה הדבר הכי קשה בארגון החתונה, הם בלי שום ספק יענו לכם - סידורי הושבה. להחליט מי יישב ליד מי ובאיזה שולחן למקם את הדודה מכפר סבא זה הרבה יותר כאב ראש ממה שזה נשמע בהתחלה. כדי לדעת איך עושים סידורי הושבה נכון, קבלו טיפים של מנכ"ל חברת סידורי ההושבה
Chair4U, אביתר פרקל.
הושבה בשיטה השמית
במקביל לחיסכון הנדרש בהוצאות החתונה הבלתי פוסקות, גם בשיטת הושבה תוכלו למצות את הפוטנציאל המלא של כל שולחן ושולחן ולנצל בצורה מקסימאלית את מספר המקומות בחתונה שלכם, "השיטה של הושבה שמית לפי חלוקה של קרבה אמתית בין המוזמנים, מאפשרת לגלם מקומות רזרבים בשולחנות הקיימים באירוע", מסביר פרקל.
העיקר שלנו נותר מקום לשבת (צילום:shutterstock)
השיטה החכמה מתבססת על עריכה מופחתת, כלומר במידה והאולם ערוך ל-400 מוזמנים, כשבכל שולחן אמורים לשבת שניים עשר אורחים, השולחנות יערכו לעשרה סועדים וכך בוודאות רוב השולחנות יהיו מלאים. לדבריו, 95 אחוז מאולמות האירועים בישראל מאפשרים הושבה מסוג זה ולכן הבחירה בשיטה זו נחשבת למשתלמת ביותר.
"ברגע שזוג הולך על הושבה שמית, יש לו אומדן שהוא יכול לשחק איתו ולקבל צפי מדויק של עד כ-99 אחוז, ממה שעתיד להיות אצלו באירוע".
הושבה לפי אזורים
קיימים אולמות אירועים שעדיין לא מאפשרים לגלם את מקומות הרזרבה כחלק מהשולחן הקיים, ולכן אין זה משנה כמה אורחים ישבו שם בפועל, האולם יחשיב ויערוך את את השולחן לכמות של שניים עשר סועדים.
במצב זה, מסביר פרקל, "רצוי להושיב לפי אזורים וקטגוריות כשהדגש הוא להקפיד על קבוצות הומוגניות, כמו למשל: חברים של החתן, עבודה של הכלה, שכנים של ההורים ועוד. כך גם תמנעו מאי נעימויות או מלהעמיד את המוזמנים ובעלי השמחה בסיטואציות לא נוחות".
למה הושיבו אותנו עם הצד של החתן? (צילום:shutterstock)
ההושבה מתבצעת בשיטת 'משולחן עד שולחן' כאשר השולחנות קרובים אחד לשני. "כך למשל אם הוזמנו שישים מוזמנים מהעבודה של הכלה (משמע חמישה שולחנות של 12 איש), תהיה האפשרות להעמיס מעבר למקומות הקיימים שולחן ולמלא את מקומם של הנותרים".
והרי התחזית לכמות המוזנים
יש לקחת בחשבון כי יתכנו אירועים בלתי צפויים שיתרחשו ביום המרגש שלכם, מהסוג שלא תוכלו להיערך לקראתם כמו למשל: מזג אויר, מצב בטחוני או צונאמי מאיים בקרבת אולם האירועים.
אולם מעבר לכוחות עליונים אלו, ממליץ פרקל כי במידה והזוג מבצע אישורי הגעה באופן עצמאי, "יש להוריד כ-13 אחוז מסך כל המוזמנים, לאחר שביצעו אישורי הגעה". לדבריו, יש להבין את אופי האירוע, "במידה והזוג התפזר והזמין הרבה מכרים רחוקים, זה גם משהו שצריך להכניס להערכה הכללית".
איפה מושיבים את האורחים המבוגרים?
אם חשבתם לתת כבוד לאורחים המבוגרים שמוזמנים לחתונה, הבשורות הטובות הן – שהושבה מאחור או מרחוק תהיה אידיאלית עבורם. "מומלץ להושיב בסמוך לרחבה דווקא את החבר'ה הצעירים שקשורים לחתן ולכלה. העובדה שתהיה להם גישה לבר ולרחבת הריקודים, תשאיר אותה מלאה במהלך הערב", מסביר פרקל.
כידוע, האוכלוסייה המבוגרת מגיעה לאירועי חתונה על מנת לנהל שיחות חולין, לאכול ואולי לרקוד מעט, אך הושבה שקרובה לרחבת הריקודים עלולה להעיק ולגרום להם לחתוך מהאירוע מוקדם מהצפוי.
אישורי הגעה: מתי נהוג להתחיל?
ההמלצה של פרקל בנוגע לסבב ווידוי הטלפונים של אישורי ההגעה בקרב המוזמנים היא "להתחיל עם האישורים כעשרה ימים לפני האירוע. מדובר בתהליך שלוקח בדרך כלל כארבעה ימים, כאשר הווידוי הוא אנושי ולא באמצעות שליחת מיילים או הודעות טקסט".
לדבריו, זה משאיר מספיק זמן לזוג לעשות סידור הושבה מדויקים ככל שניתן בלי תחושת לחץ. עוד מחדד פרקל כי "יש אולמות אירועים שדורשים את הנתונים שבועיים לפני תאריך החתונה, זה משהו שהזוג צריך לברר ולעמוד על שלו, קשה מאוד לעשות ווידוי הגעה שבועיים לפני מועד האירוע, המוזמנים עדיין לא יכולים לתת מידע מדיוק בנוגע להגעתם".
לסיכום, חשוב להבין כי חתונה היא כמו בנייה של עסק קטן ולכן יש לנהל זאת בחוכמה, "הייתי ממליץ לכל זוג שמתחתן, להכין רשימת מוזמנים מסודרת לפני בחירת הלוקיישן לחתונה, רשימת המוזמנים מהווה סוג של עוגן, שממנו ניתן לקבל אומדן על כמויות ראליות ולא להתחייב על כמויות גדולות או קטנות מדי" מסכם פרקל.
